Как работать с журналами регистрации и отчётами в Directum - полный гайд для делопроизводителя

Шаг 1. Что такое журналы регистрации в Directum

Журнал регистрации - это электронный список документов одного типа. Например, все входящие письма хранятся в журнале «Входящие», все исходящие - в «Исходящие», все приказы - в «Приказы» и так далее.

Входящие, исходящие, внутренние документы

В Directum документы делятся на три основных потока:

У каждого журнала - свои правила регистрации и нумерации.

Как журналы связаны с номенклатурой дел

Номенклатура дел - это перечень всех видов документов, которые создаются в компании, с указанием сроков хранения. Журналы регистрации привязаны к номенклатуре:

• Каждый вид документа относится к определённой статье номенклатуры
• Срок хранения, указанный в номенклатуре, определяет, сколько документ хранится в архиве
• При регистрации документа вы выбираете статью номенклатуры - и система автоматически подставляет срок хранения

Это гарантирует, что документы не будут уничтожены раньше времени и не займут место в архиве дольше положенного.

Автоматическое присвоение номера в разрезе каждого журнала

В Directum номер документа формируется автоматически при регистрации. Правила нумерации настраиваются отдельно для каждого журнала:

• По году - например, № 01-2026/123
• Сквозная - все документы в журнале нумеруются подряд
• С префиксом - например, ВХ-2026/123 для входящих, ИСХ-2026/123 для исходящих

Всё это настраивается администратором один раз. Пользователю не нужно думать о нумерации - система делает это сама и исключает дублирование.

Шаг 2. Где находятся журналы регистрации

Чтобы начать работать с журналами, нужно знать, где их искать.

Навигация в модуле «Канцелярия»

В Directum все журналы собраны в модуле «Канцелярия». Это раздел, где делопроизводители и секретари ведут учёт документов.

Чтобы попасть туда:

• В левой панели навигации найдите раздел «Канцелярия»
• Раскройте его - увидите список доступных журналов

Каждая компания настраивает модуль под себя. Стандартный набор журналов:

Журналы РКК (регистрационно-контрольных карточек)

РКК - это «паспорт» документа в системе. Каждый зарегистрированный документ имеет свою РКК. В журнале вы видите список РКК с основными реквизитами:

• Номер и дата регистрации
• Корреспондент
• Тема документа
• Статус
• Исполнитель
• Срок исполнения

РКК - это не просто запись, а активный объект, с которым можно работать: открыть карточку, посмотреть историю, отправить на исполнение, поставить на контроль.

Шаг 3. Как регистрировать документы в журналах

Регистрация - это первое действие с документом после его получения или создания. В Directum регистрация занимает 2–3 минуты, если знать, что заполнять.

Заполнение РКК: корреспондент, дата, тема, способ доставки

При создании нового документа в журнале откроется карточка РКК. Заполните ключевые поля:

Прикрепление скана документа

Если документ поступил на бумаге, его нужно отсканировать и прикрепить к РКК:

• Перейдите на вкладку «Файлы»
• Нажмите «Добавить»
• Выберите файл скана (JPG, PDF)
• Нажмите «Загрузить»

После загрузки бумажный оригинал можно подшить в дело, а электронная копия будет всегда доступна в системе. Это исключает потерю документов.

Цепочка РКК для отслеживания движения бумажного оригинала

Directum позволяет отслеживать движение бумажного оригинала через цепочку РКК. Это актуально для компаний, где есть смешанный документооборот (бумага + электроника).

При передаче оригинала сотруднику:

• В карточке РКК фиксируется передача: кому, когда, на какой срок
• В журнале отражается текущее местоположение документа
• При возврате оригинала статус обновляется

Это исключает ситуацию, когда документ «потерялся» и никто не знает, у кого он.

Шаг 4. Формирование отчётов по документам

Отчёты - это главный инструмент аналитики для делопроизводителя и руководства. В Directum можно сформировать отчёт по любым параметрам за считаные секунды.

Стандартные отчёты: по видам документов, по корреспондентам, по статусам

Directum предлагает встроенные шаблоны отчётов:

Фильтры и настройка отчётов

Чтобы отчёт был полезным, его нужно настроить:

• Период - за день, неделю, месяц, год или произвольный интервал
• Вид документа - только входящие, только договоры и т.д.
• Статус - только согласованные, только на исполнении
• Ответственный - документы конкретного сотрудника или отдела

Фильтры можно комбинировать. Например: «Все договоры, подписанные в июле 2026, по контрагенту ООО "Ромашка"».

Аналитика документооборота для руководства

Из отчётов формируется аналитика для руководства:

• Объём документооборота - сколько документов прошло через компанию за период
• Скорость прохождения - среднее время согласования и исполнения
• Загрузка отделов - кто перегружен, у кого есть резерв
• Соблюдение сроков - процент просроченных документов

На основе этой аналитики руководитель принимает решения: перераспределять нагрузку, ускорять процессы, внедрять новые регламенты.

Шаг 5. Поиск и анализ информации в журналах

Журналы регистрации - это не просто список, а база данных, в которой можно искать любую информацию.

Поиск РКК по реквизитам

В журнале есть строка поиска. Вы можете найти документ по:

• Номеру и дате регистрации
• Корреспонденту
• Тексту в теме или содержании
• Исполнителю
• Статусу
• Виду документа

Поиск работает мгновенно - даже если в журнале десятки тысяч записей.

Поиск по штрихкоду через Directum RapID

Если в компании используется Directum RapID - это мобильное приложение для работы с бумажными документами:

• При регистрации документа формируется штрихкод
• Штрихкод печатается на штампе и наклеивается на бумажный оригинал
• Сотрудник сканирует штрихкод через приложение и видит всю информацию о документе

Это идеально для больших архивов и компаний, где много бумажных документов.

Шаг 6. Архивное хранение и номенклатура дел

Документы не регистрируются навсегда. У каждого - свой срок хранения, после которого он передаётся в архив или уничтожается.

Формирование номенклатуры дел

Номенклатура дел - это перечень всех видов документов с указанием сроков хранения:

В Directum номенклатура дел ведётся в электронном виде. При регистрации документа вы выбираете соответствующую статью номенклатуры, и система автоматически запоминает срок хранения.

Сдача дел в архив, извлечение, уничтожение

По истечении срока хранения документ передаётся в архив:

1. В системе создаётся задание «Сдать дело в архив»
2. Документ переводится в статус «В архиве»
3. В журнале проставляется архивный номер и дата сдачи

Если документ нужно извлечь из архива:

• Создаётся запрос на извлечение
• Документ временно возвращается в активные журналы
• После использования - снова в архив

Для документов с истекшим сроком хранения запускается процесс уничтожения с оформлением акта.

Типичные ошибки при работе с журналами и как их избежать

Даже опытные делопроизводители иногда ошибаются. Вот самые частые проблемы.

Хотите работать с журналами регистрации и отчётами как профессиональный делопроизводитель?

Журналы регистрации и отчёты - это основа учёта документов в Directum. Без них невозможно контролировать входящие, исходящие и внутренние документы, отслеживать исполнение поручений и сдавать дела в архив.

На курсе «Пользователь модуля "Делопроизводство" Directum RX» (16 часов) вы:

• Научитесь регистрировать документы всех типов без ошибок
• Освоите работу с журналами, РКК и номенклатурой дел
• Узнаете, как формировать отчёты и аналитику для руководства
• Поймёте, как сдавать документы в архив и управлять сроками хранения
• Получите официальный сертификат Directum

Курс ведут практикующие эксперты. Все кейсы - реальные задачи из работы делопроизводителей и секретарей.

Бонус: при записи вы получите шаблоны журналов регистрации и чек-лист по формированию отчётов.

Стать экспертом по делопроизводству

Заключение

Журналы регистрации и отчёты - это «нервная система» делопроизводства в Directum. Они дают полный контроль над движением документов: от регистрации до архива. Регистрация РКК, прикрепление скана, формирование отчётов, работа с номенклатурой дел - все эти операции делают работу делопроизводителя прозрачной и управляемой.

Освоив работу с журналами, вы перестанете терять документы, путать номера и срывать сроки. А умение формировать отчёты и аналитику сделает вас незаменимым сотрудником в глазах руководства.