Как работать с задачами и поручениями в Directum: полный гайд

Шаг 1. Создание задачи и поручения

Чтобы поставить задачу сотруднику, нужно создать соответствующий объект в системе.

Где нажать «Создать» и выбрать «Задача»

На верхней панели Directum найдите кнопку «Создать». В выпадающем списке выберите «Задача».

Откроется карточка задачи - форма, в которой вы укажете все детали поручения.

Что такое «Поручение» и чем оно отличается от задачи

В Directum эти термины часто используются как синонимы, но есть тонкое различие:

На практике вы можете создавать и «Задачу», и «Поручение» через одну и ту же кнопку «Создать». В большинстве компаний используют термин «задача» как универсальный.

Шаг 2. Заполнение карточки задачи

Правильно заполненная карточка - залог того, что задача будет понята и выполнена вовремя.

Название, содержание, срок исполнения

Приоритет (важно / срочно)

У каждой задачи можно задать приоритет. Это помогает исполнителям расставлять приоритеты в работе.

Прикрепление файлов

Если к задаче относятся какие-то документы (например, входящее письмо, на которое нужно ответить), прикрепите их во вкладке «Файлы». Исполнитель сразу увидит все материалы.

Выбор ответственного и соисполнителей

Обязательно укажите исполнителя - человека, который непосредственно выполняет задачу. Если в работе участвуют несколько человек, можно добавить соисполнителей.

Шаг 3. Назначение исполнителей и контроль

Как выбрать исполнителей

В поле «Исполнитель» начните вводить фамилию сотрудника. Система подставит варианты из справочника. Выберите нужного.

Если вы не уверены, кто конкретно должен выполнять задачу, можно выбрать роль (например, «Юристы») - система подставит сотрудника, который в данный момент назначен на эту роль.

Контролёры и их задачи

Контролёр - это сотрудник, который следит за исполнением задачи, но сам её не выполняет. Обычно это руководитель или начальник отдела.

Контролёр видит статус задачи, получает уведомления о приближении дедлайна и может напомнить исполнителю, если тот задерживается.

Установка контрольной даты

Контрольная дата - это «крайний срок, который нельзя нарушать». Она может совпадать со сроком исполнения или быть на день-два раньше, чтобы у контролёра был запас времени на реагирование.

Шаг 4. Работа с задачами на доске

Как отображаются задачи в ленте

После входа в систему вы попадаете на рабочий стол. Здесь отображаются все ваши активные задачи:

• Задачи, которые вы должны выполнить
• Задачи, которые вы создали и ждёте исполнения
• Задачи, где вы выступаете контролёром

Вкладка «Задачи»

Перейдите на вкладку «Задачи», чтобы увидеть полный список. Там вы можете:

• Отфильтровать задачи по статусу («В работе», «На согласовании», «Завершена»)
• Отсортировать по дате, приоритету, автору
• Найти конкретную задачу через поиск

Сортировка по дате, приоритету, статусу

Используйте сортировку, чтобы не утонуть в потоке задач:

Шаг 5. Что значит «Рестартовать задачу»

В процессе работы иногда случается, что задача «зависает». Например, исполнитель не видит её, ушёл в отпуск, или система не отправила уведомление. В таких случаях помогает рестарт.

Почему задача может «зависнуть»

• Исполнитель не получил уведомление
• Задача была создана, но потерялась в потоке
• Системный сбой или ошибка синхронизации
• Исполнитель в отпуске, но замещение не настроено

Как выполнить рестарт (перезапуск)

Рестарт - это не удаление задачи, а «перезапуск» процесса. Вы нажимаете кнопку «Рестартовать» или «Перезапустить» (название зависит от версии Directum).

После рестарта:

• Задача снова отправляется исполнителю
• Сбрасывается старый таймер и запускается новый отсчёт срока
• Исполнитель получает повторное уведомление

Важность своевременного рестарта

Если задача «зависла» и вы этого не заметили, срок будет пропущен. Рестарт позволяет «оживить» задачу и дать исполнителю второй шанс выполнить её в срок. Не бойтесь использовать эту функцию - она создана именно для таких случаев.

Шаг 6. Как удалить или завершить задачу

Задачи не бесконечны. Когда работа выполнена, задачу нужно завершить. А если задача создана ошибочно - удалить.

Когда можно завершить задачу

Завершить задачу может:

• Исполнитель - когда задание выполнено
• Контролёр - если уверен, что задача выполнена (может завершить даже без отметки исполнителя)
• Автор задачи - если передумал или задача больше не актуальна

Чтобы завершить задачу, откройте её карточку и нажмите кнопку «Завершить» или «Выполнено».

Как аннулировать ошибочно созданную задачу

Если вы случайно создали задачу или она больше не нужна:

• Откройте карточку задачи
• Нажмите «Отменить» или «Аннулировать»

Важно: в некоторых версиях Directum задача не удаляется полностью, а переводится в статус «Отменена» или «Аннулирована». Она остаётся в истории, но перестаёт быть активной и не отображается в рабочем списке.

Хотите работать с задачами в 2 раза быстрее?

Правильно работать с поручениями - значит не терять время. Но чтобы эффективно управлять задачами, нужно понимать логику системы и знать все инструменты контроля.

На курсе «Пользователь Directum» (21 час) вы:

• Научитесь создавать задачи и поручения без ошибок
• Освоите контроль исполнения и работу с рестартами
• Разберёте все статусы задач и научитесь ими управлять
• Получите официальный сертификат Directum

Курс ведут сертифицированные тренеры. Все упражнения - на реальных кейсах. После обучения вы перестанете терять время на «зависшие» задачи и научитесь контролировать исполнение поручений как профессионал.

Записаться на курс «Пользователь Directum»

Заключение

Задачи и поручения - это сердце управленческого контроля в Directum. Умение создавать, назначать, контролировать, при необходимости рестартовать или завершать задачи делает вас эффективным сотрудником и помогает компании соблюдать сроки.

Освоив эти инструменты, вы перестанете бояться потока поручений и научитесь управлять ими как опытный руководитель. А системный подход к задачам, который даёт Directum, избавит вас от забытых дедлайнов и «потерянных» поручений.