Поиск документов в Directum: как найти что угодно за секунды - полный гайд

Какие способы поиска есть в Directum

Directum предлагает несколько способов поиска - от самого простого до продвинутого. Какой выбрать, зависит от того, что вы ищете и сколько информации о документе у вас есть.

Быстрый поиск через строку поиска

Это самый простой и часто используемый способ. В правом верхнем углу интерфейса Directum есть строка поиска с лупой.

Как работает:

• Введите слово или фразу - система покажет все документы, в которых это встречается (по реквизитам или содержанию)
• Поиск идёт по текущей папке и её подпапкам. Чтобы искать по всей системе, выберите соответствующий параметр в выпадающем списке

Горячие клавиши:

• Ctrl+F - мгновенно открывает строку поиска
• F3 - повторяет последний поиск

Этот способ идеален, когда вы точно знаете, что ищете: например, номер договора, фамилию контрагента или ключевое слово из письма.

Поиск по реквизитам (расширенный поиск)

Если быстрый поиск даёт слишком много результатов или вы хотите найти документ по конкретным параметрам, используйте расширенный поиск.

Что можно указать:

Как открыть:

• В любом журнале или папке нажмите кнопку «Расширенный поиск» (или иконка с тремя полосками / фильтром)
• Заполните нужные поля
• Нажмите «Найти»

Система покажет все документы, которые соответствуют заданным критериям.

Общий поиск

Общий поиск - это поиск по всем типам объектов в системе, а не только по документам.

Что ищет:

• Документы - все виды документов
• Задачи - активные и завершённые задачи
• Задания - задания в рамках документов
• Папки - папки пользователя и общие папки
• Сотрудники - поиск сотрудников по ФИО

Этот способ полезен, когда вы не уверены, что именно ищете - документ, задачу или контакт.

Свободные поиски

Свободные поиски - это заранее сохранённые запросы, которые можно использовать повторно.

Примеры готовых поисков:

• «Мои последние измененные документы» - документы, которые вы недавно редактировали
• «Документы, отправленные мной на согласование» - все документы, где вы автор
• «Просроченные задачи» - задачи, срок которых истёк

Вы можете создавать свои свободные поиски с любыми критериями - и использовать их одним кликом.

Как работает полнотекстовый поиск в Directum

Одна из самых мощных функций Directum - полнотекстовый поиск. Это не просто поиск по реквизитам, а поиск по тексту документа.

Поиск по содержанию документа, а не только по реквизитам

Обычный поиск ищет только в полях карточки: тема, автор, корреспондент, номер. Полнотекстовый - заглядывает внутрь прикреплённых файлов.

Например, вы ищете договор, в котором есть фраза «форс-мажор». Вы вводите это слово - и система находит все документы, где эта фраза встречается в тексте, даже если в теме договора её нет.

Что индексируется:

• Текстовые файлы (DOCX, DOC, TXT)
• PDF-документы (с текстовым слоем)
• Таблицы Excel (XLSX, XLS)
• HTML-страницы

Учёт словоформ (окончания, склонения) - как в Google/Yandex

Полнотекстовый поиск в Directum «понимает» русский язык. Он учитывает:

• Склонения - «договор» найдёт и «договора», и «договору», и «договором»
• Окончания - «подписан» найдёт и «подписано», и «подписанный»
• Множественное/единственное число - «приказ» найдёт и «приказы»

Это значит, что вам не нужно подбирать точную форму слова - система сама найдёт все варианты.

Закреплённый поиск и папки поиска

Если вы часто ищете документы по одним и тем же критериям, не вводите их каждый раз заново. Сохраните поиск.

Как сохранить часто используемые критерии поиска

После того как вы настроили расширенный поиск, нажмите кнопку «Сохранить» или «Закрепить поиск»:

• Дайте поиску название (например, «Договоры с ООО "Ромашка"»)
• Сохранённый поиск появится в левой панели навигации

Теперь вам не нужно каждый раз заполнять поля - достаточно кликнуть на сохранённый поиск, и система покажет результаты.

Создание папки поиска, которая обновляется автоматически

Это ещё более мощный инструмент. Вы создаёте папку с динамическими критериями - и она всегда показывает актуальные результаты.

Как создать:

1. Настройте расширенный поиск с нужными критериями
2. Нажмите «Сохранить как папку поиска»
3. Дайте папке имя

Папка будет отображаться в левой панели навигации. Каждый раз, когда вы на неё кликаете, поиск выполняется заново - и показывает свежие результаты.

Примеры папок поиска:

• «Договоры, ожидающие подписания» - всегда видно, что висит на подписи
• «Просроченные задачи» - автоматический контроль просрочек
• «Письма от госорганов» - вся корреспонденция с госорганами в одном месте

Поиск по контрагенту

Одна из самых частых задач - найти все документы, связанные с конкретным контрагентом. Directum делает это максимально просто.

Получение всех документов по организации из карточки контрагента

У каждого контрагента в Directum есть своя карточка. В ней хранятся все реквизиты: название, ИНН, КПП, адрес, контакты.

Чтобы найти все документы по этому контрагенту:

• Откройте карточку контрагента
• Нажмите кнопку «Связанные документы» или «Показать документы»

Система покажет все документы, где этот контрагент указан как корреспондент - и входящие, и исходящие, и договоры, и счета.

Быстрая выгрузка договоров, писем, счетов

Из карточки контрагента можно сразу перейти к нужной группе документов:

• Все договоры с этим контрагентом
• Все счета-фактуры
• Все письма (входящие и исходящие)
• Все акты и накладные

Это особенно полезно для бухгалтерии и юристов, которым часто нужно проверять историю взаимоотношений с контрагентом.

Как права доступа влияют на результаты поиска

Поиск в Directum - не просто техническая операция. Он учитывает настройки безопасности, которые заданы в системе.

Пользователь видит только те объекты, на которые у него есть права

Это значит, что два сотрудника могут ввести один и тот же запрос - и увидеть разные результаты. Всё зависит от прав доступа.

Например:

• Руководитель видит все договоры отдела
• Рядовой сотрудник видит только те, где он указан как исполнитель или создатель
• Бухгалтер видит все финансовые документы, но не кадровые приказы

Если вы ищете документ и не находите его - возможно, у вас просто нет на него прав. В этом случае обратитесь к администратору.

Администратор может настраивать специальные поиски для отделов

Администратор Directum может создавать предустановленные поиски для целых отделов. Например:

• Для отдела продаж - поиск всех договоров с суммой более 1 млн рублей
• Для юридического отдела - поиск всех документов на согласовании
• Для бухгалтерии - поиск неподписанных счетов-фактур

Это упрощает работу сотрудников: им не нужно настраивать поиск самостоятельно - он уже настроен под их задачи.

Типичные ошибки при поиске и как их избежать

Даже опытные пользователи иногда не могут найти нужный документ. Чаще всего проблема не в системе, а в том, как мы ищем.

Хотите находить любые документы в Directum за секунды?

Поиск - это навык, который кажется простым только на первый взгляд. Когда в системе накапливаются тысячи документов, даже опытные пользователи тратят время на бесконечные клики и перебор папок.

На курсе «Пользователь Directum» (21 час) или «Пользователь модуля "Делопроизводство" Directum RX» (16 часов) вы:

• Научитесь всем видам поиска: быстрый, расширенный, полнотекстовый
• Узнаете, как создавать папки поиска и закреплять часто используемые запросы
• Поймёте, как права доступа влияют на результаты поиска
• Отработаете поиск на реальных кейсах с большими массивами данных
• Получите официальный сертификат Directum

Какой курс выбрать?

Записаться на курс «Пользователь Directum»

Записаться на курс «Делопроизводство»

Заключение

Поиск документов в Directum - это не просто функция, а ваш главный инструмент для работы с большими объёмами информации. Быстрый поиск, расширенный поиск по реквизитам, полнотекстовый поиск с учётом словоформ, сохранённые поиски и папки - всё это превращает поиск из «где же этот документ» в «вот он, я нашёл его за секунду».

Освоив эти инструменты, вы перестанете тратить время на перебор папок и научитесь находить нужные документы мгновенно. А если хотите довести навык до автоматизма - пройдите обучение. Курс даст вам практику, которая превратит поиск из «головной боли» в «привычное действие за пару секунд».