Как создать и отправить документ в Directum: полная инструкция для начинающих

Шаг 1. Вход в систему Directum

Прежде чем создавать документы, нужно попасть в систему. Способ входа зависит от того, какую версию Directum использует ваша компания.

Через Проводник системы (классический клиент)

Это привычный интерфейс, который устанавливается на компьютер. Ярлык обычно находится на рабочем столе или в меню «Пуск». При запуске откроется окно входа, где потребуется указать:

• Сервер - адрес, который вам дал администратор (обычно выглядит как http://ваш_сервер/directum)
• Логин - ваше корпоративное имя пользователя
• Пароль - временный или постоянный, выданный при регистрации

Через веб-интерфейс Directum RX

Если в компании используется современная версия Directum RX, достаточно открыть браузер и перейти по корпоративной ссылке (например, https://directum.ваша-компания.ru). Вход выполняется через ту же пару логин/пароль. Веб-версия удобна тем, что не требует установки дополнительного ПО - работать можно с любого компьютера в офисе или удалённо.

Важно: если вы входите впервые, пароль скорее всего потребуется сменить. Следуйте инструкциям системы - она подскажет, как задать новый надёжный пароль.

После успешного входа перед вами откроется рабочий стол Directum. Готовы создавать документ? Переходим к следующему шагу.

Шаг 2. Создание нового документа

Когда вы вошли в систему, обратите внимание на верхнюю панель инструментов. Там находится главная кнопка - «Создать». Она может выглядеть как надпись, иконка с плюсом или выпадающий список. Нажмите на неё.

В выпадающем меню вам предложат выбрать тип объекта:

• Документ - для регистрации входящих, исходящих писем, служебных записок, приказов и договоров
• Задача - для постановки поручения сотруднику
• Задание - для выполнения разовых поручений в рамках документа

Нас интересует Документ. Именно через него создаются все основные объекты делопроизводства.

Шаг 3. Выбор вида документа

После выбора типа «Документ» откроется окно, где нужно указать вид документа. Это важный шаг - от правильного выбора зависит, какие поля будут доступны для заполнения и по какому маршруту документ пойдёт на согласование.

Самые популярные виды:

Если сомневаетесь, какой вид выбрать, спросите у коллег или администратора - в каждой компании могут быть свои локальные виды и шаблоны.

Совет: если вы часто создаёте однотипные документы, система запомнит ваш выбор и предложит его по умолчанию.

Шаг 4. Способы создания документа

Directum даёт несколько способов создать документ - выбирайте тот, который удобен в конкретной ситуации.

Создать из шаблона

Самый быстрый и надёжный способ, если в вашей компании уже заведены типовые шаблоны (например, «Служебная записка на отпуск», «Исходящее письмо по договору»). Вы выбираете шаблон - и система автоматически подставляет вид документа, структуру реквизитов и даже список согласующих. Останется только заполнить содержание.

Создать из файла

Если у вас уже готов документ в Word, Excel или PDF - просто загрузите его. Directum создаст карточку и прикрепит ваш файл как основное тело документа. Удобно, когда письмо или договор уже подготовлены вне системы.

Создать со сканера

Этот вариант пригодится для бумажных входящих документов. Вы отправляете скан на сканирование - система автоматически создаст карточку и приложит отсканированные страницы. В некоторых версиях работает распознавание текста (OCR), чтобы заполнить реквизиты автоматически.

Создать из Microsoft Office

Если вы работаете в классическом клиенте Directum, доступна интеграция с Microsoft Office. Вы пишете письмо или приказ прямо в Word, а затем сохраняете его в систему через специальную кнопку «Сохранить в Directum».

Какой способ выбрать? Для новичков оптимально начинать с шаблонов - они застрахованы от ошибок. По мере освоения вы сможете пробовать и другие варианты.

Шаг 5. Заполнение карточки документа

После выбора вида и способа создания вы попадёте в карточку документа - это главный экран, где сосредоточена вся информация о документе. Карточка похожа на анкету: поля с данными и вкладки с файлами, согласованиями, задачами.

Обязательные поля (отмечены звёздочкой *)

Первым делом заполните поля, которые система помечает красной звёздочкой. Без них документ не сохранится. Чаще всего это:

• Тема / краткое содержание - то, что увидит согласующий в списке задач
• Корреспондент - организация или человек, от которого поступил документ (для входящих) или которому адресован (для исходящих)
• Регистрационный номер и дата - иногда заполняются автоматически, иногда вручную

Как заполнить реквизиты

Создание тела документа (прикрепление файла)

Основной контент документа - это не текст в полях, а приложенный файл. Перейдите на вкладку «Файлы» или «Прикреплённые документы» и загрузите файл:

• Нажмите «Добавить» или «Прикрепить»
• Выберите файл на компьютере
• Дождитесь загрузки

В некоторых версиях можно создать новый документ прямо в системе - например, открыть редактор и написать текст, не выходя из карточки.

Важно: файл должен быть в том формате, который принят в вашей организации - обычно это .docx, .pdf или .xlsx. Подпись и печать проставляются уже в процессе согласования, а не на этом этапе.

Шаг 6. Отправка документа на согласование

Карточка заполнена, файл прикреплён - теперь документ нужно запустить в работу. В Directum это делается через отправку на согласование.

Как инициировать согласование

На верхней панели карточки найдите кнопку «Отправить», «На согласование» или «Запустить процесс» (название зависит от версии системы). Нажмите её - откроется окно настройки маршрута.

Выбор согласующих и контролёров

Вам предстоит указать, кто будет проверять и утверждать документ:

• Согласующие - сотрудники, которые должны проверить содержание, визуально завизировать документ и либо согласовать его, либо отправить на доработку
• Контролёры - сотрудники, которые следят за сроками исполнения (например, начальник отдела)
• Группы согласования - если в компании настроены ролевые группы, можно выбрать не конкретного человека, а роль («Юристы», «Финансовый отдел»), и система сама подставит нужного сотрудника

После выбора всех участников нажмите «Запустить» или «Отправить».

Отслеживание статуса документа

После отправки документ появится у согласующих в списке задач. Вы можете следить за его движением:

• В карточке документа перейдите на вкладку «Согласование» или «Процессы»
• Там будет видно, кто уже согласовал, кто ещё нет, есть ли замечания
• Если документ отправлен на доработку - вы получите задачу с комментариями от согласующего

Типичные ошибки при создании документов и как их избежать

Даже опытные пользователи иногда допускают промахи. Вот самые частые - и способы их не повторить:

Совет: перед первой самостоятельной отправкой попросите наставника или коллегу проверить вашу карточку. Пять минут контроля сэкономят часы на пересогласовании.

Научитесь работать в Directum без ошибок - с нуля до уверенного пользователя

Мы разобрали базовые шаги: как войти в систему, создать документ, заполнить карточку и отправить на согласование. В теории всё выглядит просто. Но на практике каждый новый вид документа, каждый нестандартный маршрут или срочное поручение ставят перед новичком десятки вопросов:

• Какой вид документа выбрать, если подходящего нет в списке?
• Почему согласование зависло и кто его сейчас держит?
• Как отправить документ на доработку и не нарушить регламент?
• Что делать, если нужно согласовать документ с внешним контрагентом?

Ответы на эти вопросы не лежат на поверхности - их даёт только практическая работа в системе под руководством эксперта.

Курс «Пользователь Directum» (21 час) - ваша точка опоры

Курс создан именно для таких случаев. Вы не просто прослушаете теорию - вы отработаете все операции на реальных кейсах в учебной системе. Ошибки, допущенные на тренинге, не сорвут вам дедлайн, а станут бесценным опытом.

Что вы получите на курсе

• Полный цикл работы с документами: от создания до исполнения
• Работу с задачами, поручениями и контролем сроков
• Настройку личного рабочего пространства и быстрый поиск документов
• Типичные ошибки и способы их избежать - на основе реальных ситуаций
• Официальный сертификат Directum, подтверждающий вашу квалификацию

Формат и старт

Курс ведут сертифицированные тренеры Directum с многолетним опытом внедрения и обучения. Формат - очный или дистанционный, с доступом к учебной системе 24/7.

Следующий поток стартует через 2 недели. Количество мест ограничено.

Узнать подробности о курсе «Пользователь Directum»

Заключение

Создание и отправка документа в Directum - это алгоритм, который осваивается за один-два раза, если знать последовательность действий. Вход в систему → выбор вида → заполнение карточки → загрузка файла → запуск согласования. Пять шагов, которые превращают хаос бумаг в упорядоченный электронный документооборот.

Но чтобы делать это быстро, без ошибок и с полным пониманием внутренней логики системы, нужна практика. Если вы хотите не просто «нажимать на кнопки», а стать компетентным пользователем, которого ценят коллеги и руководители - приходите на обучение. Один курс изменит ваше отношение к Directum навсегда.