Как согласовать договор в Directum: инструкция для сотрудника

Шаг 1. Подготовка документа к согласованию

Прежде чем запускать согласование, убедитесь, что документ готов к отправке. В Directum нет «исправлять потом» - если вы отправите документ с ошибками, он вернётся на доработку, и процесс начнётся заново.

Как подготовить документ:

Создание документа или загрузка готового файла

Документ должен быть зарегистрирован в системе - то есть иметь карточку. Если договор уже создан, найдите его в папке «Мои документы» или через поиск. Если нет - создайте новый документ, выбрав вид «Договор» или соответствующий вашему регламенту.

Загрузите файл договора (обычно это .docx или .pdf) во вкладку «Файлы» карточки.

Проверка заполнения всех обязательных полей

Обязательные поля отмечены звёздочкой. Проверьте, что заполнены:

• Тема / краткое содержание договора
• Корреспондент (контрагент или сторона договора)
• Дата документа (может стоять автоматически)
• Вид документа (договор, дополнительное соглашение и т.д.)

Если что-то пропущено, система не даст отправить документ - вы увидите ошибку.

Шаг 2. Отправка документа на согласование

Когда карточка заполнена и файл прикреплён, переходим к главному - запуску процесса согласования.

Где находится кнопка «Отправить на согласование»

На верхней панели карточки найдите кнопку:

• «Отправить»
• «На согласование»
• «Запустить процесс»

Название зависит от версии Directum и настроек вашей компании. Нажмите её - откроется окно настройки маршрута согласования.

Последовательное или параллельное согласование - что выбрать

Directum предлагает два типа маршрутов:

По умолчанию чаще используется последовательное согласование - оно даёт больше контроля. Параллельное уместно, когда вам нужно собрать подписи нескольких руководителей одновременно.

Шаг 3. Выбор согласующих лиц

Теперь самый ответственный этап - выбрать, кто будет проверять и утверждать документ.

Как выбрать сотрудников из справочника

Нажмите кнопку «Добавить» или «Выбрать» в поле «Согласующие». Откроется справочник сотрудников. Вы можете:

• Ввести фамилию в поиске
• Выбрать из списка отдела
• Выбрать из закладок (если вы часто отправляете документы одним и тем же людям)

Добавьте каждого согласующего в нужном порядке (для последовательного маршрута) или всех сразу (для параллельного).

Группы согласования - что это и как использовать

В Directum можно настраивать группы согласования - это роли, за которыми закреплены конкретные сотрудники. Например:

Выбрав группу, а не конкретного человека, вы автоматически подставляете нужного сотрудника. Если человек в отпуске или на больничном, администратор может переназначить роль на другого сотрудника - и маршрут не сломается.

Назначение контролёров (ответственных за сроки)

Контролёры - это сотрудники, которые следят за соблюдением сроков согласования. Они не проверяют содержание, но видят, на каком этапе находится документ, и могут напомнить согласующим о необходимости ответить.

Обычно контролёром назначают руководителя отдела, который инициировал договор, или самого автора документа.

Шаг 4. Установка сроков

Чтобы согласование не затягивалось, в Directum нужно задать контрольные даты.

Как задать контрольную дату

В окне настройки маршрута укажите поле «Срок согласования» или «Контрольная дата». Это конечная дата, до которой договор должен быть полностью согласован.

Система будет отсчитывать время от момента отправки. Если вы не укажете срок, автоматически может подставиться значение из настроек компании (например, 3 рабочих дня).

Автоматические напоминания

Directum умеет напоминать согласующим о приближающемся дедлайне. За день до окончания срока они получат уведомление в системе. Если срок истёк - можно настроить эскалацию, когда задание переадресуется руководителю.

Шаг 5. Отслеживание статуса документа

После отправки документа вы не остаётесь в неведении - Directum показывает всю историю движения.

Лента событий: кто согласовал, кто ещё нет

Откройте карточку документа и перейдите на вкладку:

• «Согласование»
• «Процессы»
• «История»

Там вы увидите ленту событий: когда документ отправлен, кто из согласующих получил задание, кто уже согласовал, кто отправил на доработку.

Статусы документа

В системе есть несколько ключевых статусов:

Что делать, если согласование затягивается

Если вы видите, что документ «завис» у одного из согласующих дольше обычного:

1. Напишите этому сотруднику в чат или по почте с напоминанием
2. Проверьте, не ушёл ли он в отпуск (тогда нужно заменить согласующего)
3. Если срок критический, подключите контролёра или руководителя

Администратор системы может переназначить задачу на другого сотрудника, если согласующий временно недоступен.

Шаг 6. Доработка документа по замечаниям

Согласующий может не просто одобрить или отклонить документ, но и отправить его на доработку с комментариями. Это нормальная часть процесса - не пугайтесь.

Как увидеть комментарии согласующих

Вы получите уведомление о том, что документ вернулся на доработку. Откройте карточку - на вкладке «Согласование» увидите комментарии согласующего: что именно нужно исправить, что добавить или уточнить.

Внесение правок и повторная отправка

Внесите изменения в файл договора или в карточку (если ошибка была в реквизитах). Затем сохраните новую версию файла и отправьте документ на согласование повторно.

Версионность - как не потерять историю изменений

Directum автоматически сохраняет все версии файла. Вы всегда можете вернуться к предыдущей редакции, если что-то пошло не так. Это спасает, когда замечаний много и правки вносятся несколько раз.

Шаг 7. Завершение согласования

Когда все согласующие одобрили документ, наступает финальный этап.

Подписание документа (ЭП)

Документ передаётся на подпись уполномоченному лицу - обычно это генеральный директор или руководитель отдела. Подпись ставится с помощью электронной подписи (ЭП).

В Directum процесс подписания встроен в систему: руководитель открывает карточку, нажимает «Подписать» и ставит ЭП. Документ становится юридически значимым.

Регистрация документа в системе

После подписания документ регистрируется в системе - ему присваивается окончательный регистрационный номер. Он попадает в архив и становится доступен для поиска всем сотрудникам, у которых есть доступ.

5 ошибок при согласовании, которые замедляют работу

Даже опытные сотрудники иногда теряют время из-за простых промахов. Вот самые частые ошибки и способы их избежать.

Хотите, чтобы согласование занимало часы, а не дни?

Согласование - это самый частый «узкий горлышек» в работе с документами. Договор может зависнуть на неделю просто потому, что сотрудник не знает, как правильно настроить маршрут или выбрать согласующих.

На курсе «Пользователь модуля "Делопроизводство" Directum RX» (16 часов) вы:

• Научитесь строить оптимальные маршруты для любых документов
• Освоите работу с поручениями и контроль исполнения
• Поймёте, как работать с журналами регистрации
• Узнаете, как быстро обрабатывать входящие и исходящие документы
• Получите официальный сертификат Directum

Курс ведут практикующие эксперты - не теоретики, а люди, которые каждый день работают с Directum. Все кейсы реальные, все ошибки разбираются на практических примерах.

Стать экспертом по согласованию на курсе «Делопроизводство»

Заключение

Согласование договора в Directum - это алгоритм из семи шагов: подготовка, отправка, выбор согласующих, установка сроков, отслеживание статуса, доработка при необходимости и завершение подписью. Каждый шаг логичен и прост, если знать, куда нажимать.

Но ключевой навык - не просто «нажимать», а понимать, как построить маршрут, чтобы документ прошёл все этапы максимально быстро. Это приходит с опытом и практикой.

Если вы хотите сократить время согласования в разы и перестать нервничать из-за зависших договоров - приходите на обучение. Один курс - и процесс согласования перестанет быть вашей головной болью.