Электронная подпись в Directum: как подписывать документы - полное руководство

Какие виды электронной подписи поддерживает Directum

Directum поддерживает все три вида электронной подписи, предусмотренные законодательством. У каждого - своя юридическая сила и область применения.

Простая электронная подпись (ПЭП)

Это самый базовый уровень. ПЭП - это логин и пароль, SMS-код или код из мобильного приложения.

Усиленная неквалифицированная подпись (УНЭП)

УНЭП создаётся с использованием криптографических алгоритмов и сертификата, но не требует аккредитации удостоверяющего центра.

Усиленная квалифицированная подпись (УКЭП)

Это «золотой стандарт». УКЭП выпускается только аккредитованным удостоверяющим центром и даёт максимальную юридическую силу.

Сравнительная таблица видов электронной подписи:

Какую подпись выбрать в Directum?

Шаг 1. Подготовка документа к подписанию

Прежде чем ставить подпись, убедитесь, что документ полностью готов. В Directum нет кнопки «отозвать подпись» (в отличие от отзыва документа), поэтому ошибки лучше исключить заранее.

Проверка заполнения всех обязательных полей

Откройте карточку документа и проверьте поля, отмеченные звёздочкой. Среди них обычно:

• Тема / краткое содержание
• Корреспондент (для входящих/исходящих)
• Дата документа
• Вид документа

Если какое-то поле не заполнено, система не даст подписать документ - вы увидите ошибку. Поэтому лучше проверить до нажатия кнопки.

Прикрепление файла документа

Убедитесь, что в карточку загружен актуальный файл:

• Перейдите на вкладку «Файлы» или «Прикреплённые документы»
• Проверьте, что файл есть, открывается и это нужная версия
• Если документ проходил доработку - загружена ли финальная версия?

Важно: если вы прикрепите не тот файл или старую версию, подпись будет стоять на неправильном документе. Исправить это можно только через отзыв и повторную процедуру, что занимает время.

Завершение согласования перед подписанием

Подписание происходит после того, как документ прошёл всех согласующих. Убедитесь, что статус документа:

• «Согласован» - все визы получены
• Нет незакрытых замечаний или заданий на доработку

Если согласование ещё не завершено, кнопка подписания будет недоступна.

Шаг 2. Выбор способа подписания

Directum даёт несколько вариантов подписания. Выберите тот, который удобен в конкретной ситуации.

Подписание в один клик из карточки документа

Это самый частый сценарий. Откройте карточку документа, найдите на верхней панели кнопку:

• «Подписать»
• «Установить подпись»

Название зависит от версии системы. Нажмите её - система предложит выбрать тип подписи (если у вас настроено несколько).

Массовое подписание нескольких документов

Если нужно подписать сразу несколько документов (например, акты за месяц или группу приказов), Directum позволяет сделать это массово:

• Отметьте нужные документы в списке (галочками или через Ctrl/Shift)
• Нажмите кнопку «Подписать выбранные» или «Массовое подписание»

Система запросит подтверждение один раз и подпишет все документы подряд. Это экономит часы при больших объёмах.

Использование Госключа для подписания через смартфон (без токена)

Госключ - это приложение, которое позволяет подписывать документы со смартфона без физического токена (Рутокен, eToken). Сертификат хранится в защищённом облаке на инфраструктуре Госуслуг.

Как это работает в Directum:

• При выборе подписания система предложит отсканировать QR-код через приложение Госключ
• Вы подтверждаете подпись в смартфоне - отпечатком пальца, Face ID или паролем
• Подпись ставится без токена и без подключения к компьютеру

Это удобно для удалённых сотрудников, руководителей в командировках и всех, кто не хочет носить с собой флешку с сертификатом.

Шаг 3. Установка электронной подписи

Процесс установки подписи занимает меньше минуты. Вот как это выглядит в Directum.

Выбор типа подписи в интерфейсе Directum

Если у вас настроено несколько типов подписи (например, УНЭП и УКЭП), система попросит выбрать нужный:

• Выберите тип подписи из выпадающего списка
• Если используется УКЭП, выберите сертификат (если их несколько)

Ввод пароля от закрытого ключа (для УКЭП)

Для УКЭП потребуется ввести пароль от закрытого ключа, который был задан при получении сертификата. Это:

• Пароль от токена (Рутокен, eToken) - обычно 6–20 символов
• Или пароль от облачного хранилища (для Госключа)

Важно: количество попыток ввода пароля ограничено - обычно 3–5. После этого токен блокируется, и его нужно разблокировать через удостоверяющий центр.

Подтверждение подписания

После ввода пароля система:

• Проверяет подлинность сертификата (время, валидность)
• Ставит подпись и проставляет штамп времени
• Изменяет статус документа на «Подписан»

Всё! Документ юридически значим и защищён от подделок.

Шаг 4. Проверка подлинности подписи

Подпись поставлена. Но как убедиться, что с ней всё в порядке? Directum автоматически проверяет это при открытии документа.

Автоматическая проверка сертификата при открытии документа

Когда вы открываете подписанный документ, Directum в фоновом режиме проверяет:

• Валидность сертификата (не истёк ли срок?)
• Не отозван ли сертификат (проверка по списку отозванных)
• Соответствие подписанта (тот ли человек подписал?)

Если все проверки пройдены, статус подписи отображается как «Подпись действительна».

Штамп времени и доверенный архив

Каждая квалифицированная подпись содержит штамп времени - точную дату и время подписания, которые нельзя изменить.

А доверенный архив Directum позволяет хранить подписанные документы длительное время (до 50 лет) с полным подтверждением их юридической силы. Это важно для финансовых документов и архивов.

Что делать, если сертификат просрочен или отозван

Сертификаты имеют срок действия - обычно 12–15 месяцев. Если вы не обновите его вовремя, подписать документ не получится.

Как обновить сертификат в системе

1. Получите новый сертификат в удостоверяющем центре (или продлите старый)
2. Установите новый сертификат на токен или в облако
3. В Directum обновите настройки (через раздел «Сертификаты» или через администратора)

Как получить новый сертификат в удостоверяющем центре

Алгоритм простой:

1. Подайте заявку в аккредитованный удостоверяющий центр (например, СберКорус, Контур, Калуга-Астрал)
2. Предоставьте документы (паспорт, СНИЛС, ИНН - набор зависит от типа сертификата)
3. Получите сертификат на токен или в облаке Госключа

Процесс занимает 1–3 рабочих дня.

Настройка перевыпуска через администратора

Если сертификат был утерян, скомпрометирован или срок истёк - администратор Directum может:

• Отозвать старый сертификат в системе
• Назначить новый сертификат для пользователя
• Настроить автоматическое уведомление об истечении срока

Совет: настройте напоминания о истечении сертификата за 30–60 дней - это сэкономит вам нервы и время.

Типичные ошибки при подписании и как их избежать

Даже опытные пользователи иногда сталкиваются с проблемами. Вот самые частые из них.

Не тот тип подписи выбран

Ошибка: выбрали ПЭП или УНЭП, а для документа требуется УКЭП (например, для внешнего контрагента).

Как избежать: заранее уточните требования к документу. Для внешнего обмена и госорганов всегда используйте УКЭП.

Истекший сертификат

Ошибка: сертификат просрочен, подпись не ставится.

Как избежать: следите за сроком действия сертификата в настройках. Настройте календарные напоминания на 30–60 дней до истечения.

Отсутствие прав на подписание

Ошибка: у пользователя нет прав на подписание конкретного вида документа или он не назначен подписантом.

Как избежать: если вы не можете подписать документ, обратитесь к администратору - он проверит настройки прав доступа и ролей.

Пароль от токена забыт / введён неверно

Ошибка: токен заблокирован после нескольких неудачных попыток ввода пароля.

Как избежать: храните пароль в надёжном месте. Если забыли - обратитесь в удостоверяющий центр для разблокировки.

Сводная таблица ошибок:

Хотите уверенно подписывать документы в Directum с первого раза?

Электронная подпись - мощный инструмент, но только при условии, что вы знаете, какой тип подписи выбрать, как подготовить документ и что делать, если сертификат истёк. Одна ошибка - и подписание срывается, документ задерживается, контрагент ждёт.

На курсе «Пользователь Directum» (21 час) вы:

• Узнаете все виды электронной подписи и их применение
• Отработаете подписание документов на реальных кейсах
• Разберёте типичные ошибки и способы их избежать
• Научитесь работать с сертификатами и доверенным архивом
• Получите официальный сертификат Directum

Если же ваша задача - настраивать ЭП для всей компании, а не только подписывать документы, то выбирайте курс администратора:

«Специалист по администрированию Directum RX» (27 часов) - установка и настройка сертификатов, криптопровайдеров, работа с Госключом.

Записаться на курс «Пользователь Directum»

Заключение

Электронная подпись в Directum - это просто, быстро и юридически значимо. Три вида подписи (ПЭП, УНЭП, УКЭП) покрывают любые сценарии: от внутренних служебных записок до договоров с госорганами. Процесс подписания занимает секунды: подготовка документа, выбор способа, ввод пароля и подтверждение.

Но чтобы делать это уверенно и без ошибок, важно понимать нюансы: какой тип подписи выбрать в каждой ситуации, как следить за сертификатом и что делать при его истечении.

Если вы хотите владеть этим навыком на уровне эксперта и не бояться никаких сбоев - приходите на обучение. Курс даст вам практику, которая превратит подписание из «сложной процедуры» в «рутину, занимающую 30 секунд».