Directum для руководителей: контроль и управление - полный гайд по управленческому контролю

Какие инструменты управления есть в Directum

Постановка задач и поручений

В Directum есть два основных способа поставить задачу подчинённому.

Создание задачи из карточки документа

Это самый частый сценарий для руководителя. Вы открываете входящее письмо, приказ или служебную записку и создаёте поручение:

1. Откройте карточку документа
2. Нажмите «Создать поручение» или «Наложить резолюцию»
3. Укажите текст поручения (что нужно сделать)
4. Выберите исполнителя (одного или нескольких)
5. Установите срок исполнения

Система автоматически свяжет поручение с документом - вся история будет храниться в одном месте.

Создание самостоятельной задачи

Если поручение не связано с конкретным документом, вы можете создать задачу «с нуля»:

1. Нажмите «Создать» на верхней панели
2. Выберите «Задача» или «Поручение»
3. Заполните карточку: название, содержание, исполнитель, срок, приоритет

Что можно указать при постановке задачи:

Контроль исполнения поручений

Руководитель должен видеть все выданные поручения и понимать, что происходит. В Directum для этого есть список «Поручения».

Как использовать список «Поручения»:

• Все выданные вами поручения собраны в одном месте
• Вы можете видеть статус каждого: «На исполнении», «Просрочено», «Выполнено», «Отменено»
• Есть фильтры по исполнителю, подразделению, приоритету, сроку, статусу

Два уровня контроля:

Резолюции и согласование документов

Одна из ключевых функций руководителя в Directum - работа с резолюциями.

Наложение резолюции на входящий документ:

1. Откройте входящее письмо или обращение
2. Нажмите «Наложить резолюцию»
3. Укажите текст резолюции (что поручаете сделать, кому, в какой срок)

Система автоматически создаст поручение для исполнителя и свяжет его с документом. Исполнитель увидит поручение в своих задачах и подготовит ответ.

Отслеживание прохождения согласования:

Если документ (приказ, договор) находится на согласовании у вас, вы видите его в списке «На согласовании». Можете:

• Согласовать документ - одобрить его содержание
• Отправить на доработку - вернуть автору с замечаниями
• Отклонить - если документ не соответствует требованиям

Вся история согласования хранится в карточке документа.

Отчёты и аналитика для руководителя

Directum предоставляет мощные инструменты для управленческой аналитики. Это не просто «список документов», а полноценные отчёты, которые помогают принимать решения.

Какие отчёты доступны руководителю:

Эти отчёты можно:

• Смотреть в реальном времени (всегда актуальные данные)
• Экспортировать в Excel для совещаний и презентаций
• Настраивать под свои задачи (фильтры, группировки)

Как руководителю контролировать исполнение поручений в Directum

Пошаговый алгоритм для руководителя.

Шаг 1. Выдача поручения

1. Откройте документ, который требует исполнения (входящее письмо, приказ, служебная записка)
2. Нажмите «Создать поручение» или «Наложить резолюцию»
3. Укажите чёткий текст поручения: что именно нужно сделать
4. Выберите исполнителя (одного или нескольких)
5. Установите срок исполнения - конкретную дату
6. Назначьте контролёра (если требуется) - обычно это вы сами или ваш заместитель

Важно: поручение без срока - это поручение, которое не будет выполнено. Всегда указывайте контрольную дату.

Шаг 2. Промежуточный контроль

1. Регулярно открывайте список «Поручения» - вы видите все выданные поручения
2. Отфильтруйте по статусу «На исполнении» и по дате - приближается дедлайн?
3. Используйте автоматические напоминания - система сама напомнит о приближении срока
4. Если задача сложная или вы сомневаетесь, что всё идёт по плану - нажмите «Запросить отчёт» о ходе работ

Шаг 3. Контроль по результатам

Когда исполнитель отмечает поручение как выполненное:

1. Откройте поручение и проверьте результат
2. Если всё сделано правильно - закройте поручение (или система закроет его автоматически)
3. Если результат неудовлетворительный - отправьте на доработку с комментариями

Важно: не закрывайте поручение, пока не убедитесь, что работа сделана качественно. Только после вашего подтверждения поручение считается исполненным.

Шаг 4. Управленческая аналитика

1. Раз в неделю или месяц формируйте отчёт «Контроль сроков исполнения поручений»
2. Экспортируйте отчёт в Excel или смотрите прямо в системе
3. Анализируйте:
   • Кто постоянно срывает сроки - точечная работа с исполнителем
   • Какие отделы перегружены - перераспределение задач
   • Какие процессы «буксуют» - оптимизация регламентов

На основе этой аналитики вы принимаете управленческие решения: корректируете нагрузку, усиливаете контроль, меняете процессы.

Интеграция с календарём и другими инструментами

Поручения в календаре исполнителя

Руководителю важно, чтобы сотрудник видел все свои задачи не только в Directum, но и в своём календаре. Это помогает планировать рабочий день.

Как это работает:

• Срочные поручения отображаются в календаре как красные события на весь день
• При изменении срока исполнения календарь обновляется автоматически
• Поддерживается синхронизация с Outlook и Google Calendar через CalDAV/iCal

Сотрудник видит все свои задачи в календаре и может распределять время эффективно.

Сквозной процесс «входящий документ → поручение → исходящий ответ»

Это главный процесс, в котором участвует руководитель. Всё автоматизировано.

1. Канцелярия регистрирует входящее письмо в журнале входящих документов
2. Руководитель открывает карточку письма и накладывает резолюцию - указывает, что сделать, кому и в какой срок
3. Система автоматически создаёт поручение для исполнителя
4. Исполнитель готовит проект ответа (или другой документ)
5. Ответ проходит согласование и подписание (включая вас, если требуется)
6. Поручение закрывается автоматически после подписания ответа

Вся цепочка хранится в системе для аудита. Вы в любой момент можете посмотреть историю: кто, когда, что делал. Это прозрачность и управляемость.

Как Directum Targets помогает управлять стратегией

Управление - это не только оперативные задачи, но и стратегическое развитие. Для этого в Directum есть модуль Directum Targets.

Что такое Directum Targets:

Это система для планирования и контроля стратегических целей. В отличие от задач, которые выполняются в течение дней, цели ставятся на месяцы и годы.

Какие подходы поддерживаются:

Как это работает на практике:

1. Руководитель ставит цель на год (или квартал)
2. Цель каскадируется на все уровни менеджмента
3. Каждый руководитель подразделения ставит свои цели, которые поддерживают общую цель
4. Цели связываются с тактическими задачами в Directum
5. Регулярно отслеживается прогресс по показателям

Прозрачность целеполагания - все видят общую цель и понимают, как их работа влияет на результат компании.

Directum Projects - управление проектами для руководителя

Ещё один инструмент для управления - Directum Projects.

Что даёт руководителю:

Что такое показатели освоенного объёма (EVM):

Это профессиональные инструменты управления проектами, которые доступны руководителю прямо в Directum.

Типичные ошибки руководителя и как их избежать

Хотите управлять поручениями, контролировать сроки и анализировать эффективность как профессиональный руководитель?

В этой статье мы разобрали все инструменты управления в Directum: постановку задач, контроль исполнения, резолюции, отчёты, стратегическое планирование в Targets и управление проектами в Projects.

Но одно дело - прочитать статью, и совсем другое - освоить все эти инструменты на практике. Чтобы вы могли эффективно управлять своими подчинёнными и видеть полную картину, нужна практика.

На курсе «Пользователь Directum» (21 час) вы:

• Научитесь ставить задачи и поручения без ошибок
• Освоите контроль исполнения - от промежуточного до финального
• Узнаете, как накладывать резолюции и согласовывать документы
• Научитесь формировать управленческие отчёты и анализировать эффективность
• Получите официальный сертификат Directum

Курс ведут сертифицированные тренеры. Все упражнения - на реальных кейсах из практики управления. Вы не просто «послушаете» - вы отработаете все навыки в учебной системе.

Записаться на курс «Пользователь Directum»

Заключение

Directum - это не просто система электронного документооборота. Это полноценная платформа для управления: от постановки задач до стратегического планирования.

Что вы как руководитель получаете:

• Прозрачность - каждый сотрудник, каждая задача, каждый срок
• Контроль - вы всегда знаете, кто, что и как делает
• Аналитику - отчёты для принятия управленческих решений
• Стратегию - цели и проекты под контролем

Если вы хотите управлять не «на ощупь», а с полным пониманием ситуации - осваивайте Directum. 21 час обучения - и вы будете контролировать всё в несколько кликов.