Directum для начинающих: что такое система электронного документооборота и как с ней работать
Введение: зачем компаниям нужен электронный документооборот
Каждый день в крупной компании регистрируются сотни входящих писем, создаются десятки приказов, запускаются на согласование договоры. Ещё 15–20 лет назад всё это делали на бумаге: печатали, подписывали, носили по кабинетам, подшивали в папки. Результат - потерянные документы, сорванные сроки, вечные «где бумажка?» и горы архивов, которые никто не может разобрать.
Система электронного документооборота (СЭД) решает эти проблемы раз и навсегда. Вместо бумаг - электронные карточки, вместо курьеров - автоматические маршруты, вместо забытых поручений - контроль сроков с напоминаниями.
Directum - одна из самых популярных СЭД в России. Её используют более 7 000 организаций: от аптечных сетей и банков до университетов и государственных учреждений. Система включена в реестр отечественного ПО, а значит, её выбирают компании, которые переходят на российские решения.
Если вы впервые столкнулись с Directum и не понимаете, с чего начать, - эта статья для вас. Мы объясним всё простыми словами, без сложных терминов.
Что такое Directum простыми словами
Directum - это программа, которая помогает компаниям хранить, обрабатывать и согласовывать документы в электронном виде. Представьте себе большую электронную папку, где каждый документ имеет свою карточку, маршрут движения и статус.
Основные возможности системы:
|
Что можно делать в Directum |
Как это помогает |
|
Создавать и регистрировать документы |
Все бумаги имеют номер, дату и авторство |
|
Отправлять на согласование |
Маршрут настраивается автоматически |
|
Контролировать исполнение поручений |
Система напоминает о сроках |
|
Искать документы за секунды |
Поиск по реквизитам, содержанию или автору |
|
Хранить архив без бумаг |
Электронные копии не занимают места |
Кто использует Directum:
- Крупные корпорации («Ростелеком», «Магнит», «Метро»)
- Банки и финансовые организации
- Государственные учреждения и ведомства
- Университеты и образовательные центры (РАНХиГС, ДВФУ, ВолгГМУ и др.)
- Промышленные предприятия
- Фармацевтические компании
Версии Directum: какая у вас?
- Directum RX - современная флагманская версия с веб-интерфейсом и широкими возможностями для разработки
- Directum HR Pro - специализированное решение для управления кадрами и кадровым электронным документооборотом
- Directum Lite - облегчённая версия для небольших компаний
В большинстве статей и инструкций под словом «Directum» чаще всего имеют в виду именно Directum RX - самую распространённую версию. Именно с ней чаще всего сталкиваются начинающие пользователи.
Как устроена работа в Directum
Directum устроен так, чтобы быть интуитивно понятным, но новичку всё равно требуется время на адаптацию. Давайте разберём основные элементы интерфейса.
Проводник системы - ваше рабочее пространство
Проводник - это главный экран, который вы видите после входа. Здесь организованы все папки, документы и задачи. Интерфейс похож на «Проводник» в Windows, поэтому у вас не возникнет проблем с навигацией.
Папки в Directum
|
Папка |
Что в ней находится |
|
Входящие |
Документы, поступившие к вам на согласование или исполнение |
|
Исходящие |
Документы, которые вы отправили другим сотрудникам |
|
Избранное |
Ваши самые частые папки и документы (настраивается индивидуально) |
|
Общая папка |
Документы, доступные всем пользователям компании |
|
Мои документы |
Черновики и документы, которые вы создали, но ещё не отправили |
Карточка документа - главная форма для работы
Каждый документ в Directum представлен в виде карточки - экрана с полями для заполнения. Карточка содержит:
- Реквизиты документа (номер, дата, автор, корреспондент)
- Тело документа (прикреплённый файл)
- Историю движения (кто согласовал, когда, с какими замечаниями)
- Связанные задачи и поручения
Именно в карточке вы создаёте, редактируете, отправляете на согласование и отслеживаете исполнение документа.
Основные операции в Directum
Вся работа с Directum строится вокруг нескольких базовых действий. Освоив их, вы сможете выполнять 95% повседневных задач.
Создание документа
Нажмите кнопку «Создать» на верхней панели. Выберите тип документа (письмо, приказ, служебная записка, договор). Заполните обязательные поля, прикрепите файл - документ готов.
Отправка на согласование
После заполнения карточки запустите процесс согласования. Укажите список согласующих и контролёров. Система автоматически отправит им задания. В карточке вы сможете отслеживать статус - «На согласовании», «Согласован», «Отправлен на доработку».
Исполнение поручений
Вы получаете задачу от руководителя, выполняете её и отмечаете исполнение в системе. Все сроки фиксируются. Ничего не потеряется и не забудется.
Поиск документов
Directum имеет мощный поиск. Вы можете искать по номеру, дате, содержанию, автору, виду документа. Поиск занимает секунды - не нужно перебирать бумажные папки.
Как новичку быстро освоиться в Directum
Первые дни в новой системе могут вызывать стресс. Вот 5 практических советов, которые помогут вам быстро влиться в работу.
Совет 1. Начните с шаблонов
Большинство компаний создают типовые шаблоны документов. Используйте их - они уже содержат правильные виды, реквизиты и маршруты. Вам останется только заполнить содержание.
Совет 2. Не бойтесь нажимать на кнопки
Directum прощает ошибки. Если вы отправили документ не тому человеку - его можно отозвать. Если ошиблись в поле - можно отредактировать до отправки. Система логична, и интерфейс подсказывает, что делать.
Совет 3. Используйте подсказки и справку
В каждом окне есть встроенная справка - нажмите F1. Администраторы и опытные коллеги тоже готовы помочь. Не стесняйтесь задавать вопросы.
Совет 4. Освойте горячие клавиши
Это ускоряет работу в разы. Например, Ctrl+N - новый документ, Ctrl+F - поиск, Ctrl+S - сохранить.
Совет 5. Пройдите обучение на курсе
Самый надёжный способ освоить систему - пройти курс «Пользователь Directum» (21 час). Это сэкономит вам месяцы самостоятельных проб и ошибок.
Directum для новичков: чек-лист действий
Если вы растерялись и не знаете, с чего начать - вот простой чек-лист на первый день:
- Я могу войти в систему Directum (логин и пароль работают)
- Я нашёл кнопку «Создать» и знаю, как создать новый документ
- Я понимаю разницу между входящим, исходящим письмом и служебной запиской
- Я знаю, как прикрепить файл к карточке документа
- Я могу отправить документ на согласование и указать согласующих
- Я знаю, где искать статус документа
- Я понимаю, как найти документ по номеру или фразе
Если на все пункты вы ответили «да» - вы уже готовы к полноценной работе. Если нет - не переживайте, это нормально. Всему можно научиться.
Хотите освоить Directum за 21 час, а не за 2 месяца?
Когда вы впервые открываете Directum, система кажется сложной. Много папок, кнопок, полей - глаза разбегаются. Но логика работы простая, если её объясняет опытный преподаватель.
На курсе «Пользователь Directum» (21 час) вы:
- Поймёте логику системы - раз и навсегда
- Отработаете все ключевые операции под руководством эксперта
- Узнаете типичные ошибки новичков и научитесь их избегать
- Получите официальный сертификат Directum, который подтвердит ваши навыки
Курс ведут сертифицированные тренеры с многолетним опытом. Формат - очный или дистанционный. Все материалы и доступ к учебной системе остаются с вами после обучения.
Подробнее о курсе «Пользователь Directum»
Заключение
Directum - это не страшно, если подойти к нему с правильной стороны. Система создана для того, чтобы упорядочить документы, ускорить согласования и сделать работу прозрачной. Всего несколько базовых операций - и вы уже полноценный пользователь.
Но чтобы работать не просто «как-то», а «быстро, правильно и без ошибок» - одного самообучения недостаточно. Курс «Пользователь Directum» закроет все пробелы и даст вам фундамент, на котором вы построите свою карьеру в компании.
Запишитесь на обучение уже сегодня - и через 21 час Directum станет для вас простым и понятным инструментом.